在学习、工作、生活中，制度使用的情况越来越多，制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展，对社会公共秩序的维护，有着十分重要的作用。我们该怎么拟定制度呢？为了帮助大家更好的写作公司档案管理制度，山草香整理分享了8篇公司档案管理制度。
公司档案管理制度 篇一
一、客户资料管理办法总则。
为了提高客户资料的有效性和利用率，加强客户资料管理，做好客户服务品质提升和客户关系维护的基础工作，提升客户满意度和忠诚度，使公司对客户的管理规范化、有效化，保证稳定开展，特制订本客户资料管理办法。
二、客户资料管理办法管理范围。
1、公司已合作客户（老客户）、未合作客户、潜在客户、流失客户等客户资料都纳入本管理办法范围。
2、客户资料的管理包括客户资料的收集、整理、查阅、分析等方面。
3、公司客户为与公司有业务往来的供应商和经销商及合作的重点客户、品牌客户。
三、客户资料的内容。
完整的客户资料包括以下资料信息：
1、公司信息部负责公司所有客户基本信息的汇总、整理。
a、客户基本资料的收集是业务拓展的基础，也是客户资料管理的第一步。客户基本资料的收集主要由市场人员完成，市场人员要熟练掌握各种客户资料收集的有效方法，积极主动的收集客户信息。
b、客户基本信息包括客户的企业名称、地址、所有者（法人代表）、成立时间、企业性质、所属行业、注册资料、联系人、联系方式（电话、传真、邮箱）等方面。
C、对经销商、重点/品牌资料要在ERP中规范管理。建立必要的信息系统，如客户性质/客户合作年限/经营品牌/信用评估/财务状况/人员状况等。
2、建立客户档案，并编制客户一览表供查阅。
1）、每发展、接触一个新客户，均应建立客户档案户头；
2）、客户档案适当标准化、规范化，摸清客户基本信息，如客户名称、法定代表人或不夫代表、地址、邮编、电话、传真、经营范围、注册资本等。
3）、建立客户特征资料，客户特征资料包括企业规模（营业额、员工人数）、采购决策特征、具体需求、决策者个人信息（爱好或偏好、生日等）、业务发展趋势等。
3、客户档案的更新、修改。
1）、客户单位的重大变动事基、与本公司的业务交往，均须记入客户档案；
2）、对客户单位的重大变动事项、与本公司的业务交往，均须记入客户档案；
3）、积累客户年度业绩和财务状况报告。
4）客户在财务上的开户、更改户名需提供纸制申请，并做好档案记录（销售中心及财务部存档，公司ERP做好记录和分类，及时和相关人员沟通，并做好记录）
4、建立客户交易资料
客户与竞争对手合作信息（合作方式、交易额、付款方式）、客户与公司历史交易信息（合作方式、交易额、付款方式、合同编号、流失原因）等。
四、公司各部门与客户接触的重大事项，均须报告信息部（除该业务保密外），不得局限在业务人员个人范围内。
五、员工调离公司时，不得将客户资料带走，其业务部门会同信息部将其客户资料接收、整理、归档。
六、建立客户信息查阅权限制，未经许可，不得随意调阅客户档案。
七、客户管理。
1、接待客户，按公司对外接待办法处理以及招待费用管理办法进行审批接待。
2、与客户的信函、传真、长话交往，均应按公司各项管理办法记录在案，并整合在客户档案内。
3、对一些较重要、未来将发展的新客户，公司要有两个以上的人员与之联系，并建立联系报告制。
4、负责与客户联系的员工调离公司时，应由公司及时通知有关客户，产指派其员工顶替调离员工迅速与客户建立联系。
八、客户资料管理办法附则。
本客户资料管理办法由公司销售中心解释、补充，经总经理批准颁行。
公司档案管理制度 篇二
一、文书档案归档制度
1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5.凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的'档案员有权退回原部门重新书写。
6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、专职档案工作人员岗位责任制
1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。
3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4.负责档案库房各项制度的落实。
5.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
三、兼职档案工作人员岗位责任制
1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2.兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3.兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。
4.严格执行各项档案管理制度。
5.接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度
1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
2.各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。
3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。
五、档案保管制度
1.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。
2.按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。
4.库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。
5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。
6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。
7.与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。
六、档案保密规则
1.档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。
2.凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。
3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。
4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。
5.对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。
七、档案借阅制度
1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。
2.凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
3.借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。
4.借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。
5.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。
6.一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。
八、其他
解释权归公司行政人事部。
公司档案管理制度 篇三
一、人事档案管理范围：专业技术干部、管理干部、工人等各类人员(包括出国不归、失踪、除名、逃亡职工和残死亡、离休、退休职工)的人事档案。
二、除人事档案管理人员外，无关人员不得进入档案库。
三、档案的管理
(1)根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防晒、防潮和防蛀。
(2)对所管理的人事档案必须逐人登记注册。
(3)每季度核对一次档案的分类、编目、序号，发现编错或放错位置需纠正；装卸档案要按登记册全面检查档案，发现漏缺档案需查找。
(4)任何人不得私自保存他人的档案材料，对私自保存他人档案材料拒不交出者，应追究其责任。
(5)要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。
四、人事档案是全面应干部、工人历史和现实情况的实物材料，构成包括下列十项内容。
(1)履历表及其他简历材料等。
(2)自传材料；报告个人有关事项的材料。
(3)各种鉴定；审计工作中形成的材料；
(4)各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历证明等。
(5)历史审查材料及甄别复查材料，更改或姓名认定材料等。
(6)党、团组织建设工作中形成的材料。
(7)表彰奖励材料
(8)执纪执法部门形成的涉及个人的材料。
(9)任免呈报表，确定或晋升技术职务、学位、学衔审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退休、退职审批表等。
(10)健康检查和处理工伤事故工作中形成材料。
五、查阅和借用人事档案，应遵守下列规定：
(1)不得随意查阅人事档案，如必须查阅有关人员档案情况，需办理借阅手续由档案管理人员提供。
(2)必须查阅档案时，只限于组织、人事部门派出的中共党员干部到档案室查阅所需情况。
(3)任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。
(4)查阅档案者，必须填写对查阅问题，查阅日期等逐项进行登记。
(5)查阅档案，必须严格遵守保密制度，严禁在档案卷内涂改，圈划及撤换档案材料，不得向无关人员泄漏被查档案内容，违者应追究责任。
(6)查阅档案时，不得抄录档案内容，如特殊情况，须经人事部门负责人允许后方可抄录，抄录的材料应尽快送回档案室处理。
(7)外调人员一般不得查阅档案，如特殊情况需查阅时，必须持县级以上组织、人事部门介绍信，并有两名正式党员方能查阅。
(8)档案在特殊情况下，经批准可以借出，但借出时要及时登记，按期归还，如不按时归还，要及时催收，以免遗失。
六、转递档案应遵守下列规定：
(1)档案要通过机要交通或派专人转递，不能公开邮寄或本人自带。
(2)档案转出要及时追收回执，以防档案丢失。
(3)收到外单位的档案，要及时核对，核对无误差后，在回执上签名盖章后退回回执。
七、凡归档的材料，均应经过认真的鉴别；属于归档的材料，必须手续完备，完整无缺把好"入口关";需经组织审查盖章和本人签字的，应盖章签字后才能归档。
八、凡归入档案的材料，均应按照组织部《关于干部档案材料收集，归档的暂行规定》整理，不应归入干部档案的材料，不得入档；
九、保管档案工作人员守则如下：
(1)严格遵守保密制度，不得擅自向他人提供档案材料或泄露档案内容。
(2)严禁在档案库吸烟，保护档案安全，经常打扫和保持档案室的清洁卫生。
(3)不得擅自转移、分散和销毁档案材料。
(4)热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，努力提高业务水平和工作能力。
(5)坚持党的原则，认真贯彻执行党的政策，严格按照档案工作的各项规章制度办事。
公司档案管理制度 篇四
一、目的
加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部；
2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
1）负责部门档案的管理。
4、各部门负责人
1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；
2）负责对本部门档案管理的监督检查。
5、各公司总监/副总
1）负责对档案管理监督检查报告的审批。
五、工作程序
1、档案资料的收集
1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》，每季度向行政部移交。
a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。
b)档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见《公司档案管理规定》。
c)档案资料的日常管理：
⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存；
⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用；
⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。
d)档案借阅
⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；确因工作需要将档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和行政部批准，且只带复印机，不带原件；
⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；
⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
⑷借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如发现一次罚款200-20xx不等的罚款元。情节严重者，按《档案法》和《保密法》给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
⑸非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信或本人身份证复印件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅览，不可将档案带出档案室。
e)档案销毁
⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。
⑵执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。
2、档案管理细则
1）档案资料的归档范围
⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；
⑷公司领导的批示、指示等；
⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；
⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
⒀财务档案资料；
⒁各种实物档案；
⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。
3、档案资料的归档要求
⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
4、档案资料的归档时间
⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a)公司规定的密级文件；
b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；
c)合同、协议书等正本及过程资料；
d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
e)其他认为需要即时归档的资料。
⑵定期归档
a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部；
b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；
⑶电子声像档案的归档
a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年3月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
5、档案交接
⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。
6、档案移交公司的流程
a)移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。
b)采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。
c)结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；
正件在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
结论在前，依据在后。
d)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；
e)行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；
f)档案完整、齐全且符合公司要求，移交纸质移交清单及电子档移交清单，确认无疑后双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；
7、档案保管
⑴档案编号
a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
d)档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。
e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
8、附则：本办法由公司行政部制定并负责解释。
公司档案管理制度 篇五
1、文件档案的管理：
1.1文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。
1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。
1.3归档的文件材料必须完整、准确、系统，文件书写和载体材料必须耐保存，文件材料整理符合规范。
1.4档案资料如因特殊情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必须由总经理审批，属秘密文件的必须由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。
1.5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必须使用钢笔或碳素笔。
1.6文件档案纸张的规格以a4纸为标准，特殊类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。
2、电子文档的管理：
2.1收集、积累要求：
■记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
■保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证准确、可靠的标识关系。
■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。
■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。
■用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必须保证其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
■用视频设备获得的动态图象文件，收集时必须保证收集其压缩
方法和软件；用音频设备获得的文件，收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。
■由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时必须保证参数准确、数据完整。
■通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
■计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
2.2收集、积累方法：
■及时按照要求制作电子文件备份。
■每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
■电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
■电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
2.3归档要求：
■把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的。载体上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。
■本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
■存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签，标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。
■将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
■需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
■原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。
3、声像档案的管理：
3.1声像资料的收集整理，原则上要保存声像资料原件(底片),重要资料要附文字说明。
3.2文字说明的编写要求：
■基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
■应能准确解释档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。
■照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。
3.3声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。
3.4底片册、录音、录像带、软盘，应放在专用架内，严禁挤压堆放，并避开磁场源。对存放的照片要定期检查。
3.5原版声像档案一般不得借出档案室，如有特殊需要，需由部门领导批准，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借使用。
公司档案管理制度 篇六
第一条 为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度。
第二条 本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。
第三条 公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作。
第四条 调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。
第五条 各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。
第六条 工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时提供。
第七条 旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。
第八条 档案资料的借阅执行综合档案相关条款。
第九条 档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。
第十条 保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。
第十一条 未尽事宜执行综合管理部档案管理办法。
第十二条 本制度从20xx年1月1日起执行。
公司档案管理制度 篇七
第一章 总则
第一条 为了加强各级党和国家机关、人民团体(以下统称机关)档案工作，推进机关档案科学、规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规，制定本规定。
第二条 本规定所称的机关档案，是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。
第三条 机关档案工作是档案工作开展的基础，是国家档案事业的重要组成部分。机关档案工作是机关不可缺少的基础性工作，是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。
第四条 机关档案工作实行统一领导、分级管理。国家档案行政管理部门负责全国机关档案工作的统筹规划、组织协调、统一制度，负责中央和国家机关档案工作的监督、指导和检查。地方档案行政管理部门在上级档案行政管理部门指导下，负责本行政区域内机关档案工作的统筹协调、制度建设，负责本行政区域内机关档案工作的监督、指导和检查。档案行政管理部门履行检查职责时，以进入相关场所检查，询问有关人员，查阅、复制有关档案资料等方式开展。中央、地方专业主管机关应当根据本专业的管理体制，在档案行政管理部门指导下对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导。中央、地方专业主管机关进行监督、指导时，应当遵循统一领导、分级管理原则。
第五条 机关的全部档案应当集中、统一管理。机关档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。
第六条 机关应当加强对档案工作的组织领导，将档案工作纳入整体规划、和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。档案工作所需的基础设施配备和维护经费，档案日常管理工作经费，档案信息化建设经费，档案宣传、培训等其他经费应当列入机关年度财政预算。
第二章 机构和人员
第七条 机关应当建立由分管档案工作的单位负责人、办公厅(室)(或承担该职能的其他综合办事机构，下同)及相关部门负责人组成的档案工作协调机制，协调处理本机关、本系统档案工作重大事务和重要事项。
第八条 机关应当按规定设立档案工作机构。不具备档案工作机构设立条件的机关，应当指定档案工作负责部门。档案工作负责部门的名称应当反映档案工作属性。经同级档案行政管理部门同意，办公地点相对集中且条件成熟的县级或形成档案数量较少的多个机关可以成立联合档案工作机构，对相应机关的档案进行集中管理。
第九条 机关档案工作机构或档案工作负责部门(以下简称机关档案部门)应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，具体承担机关档案业务工作。机关文书或业务部门应当指定人员，承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。机关应当建立以机关档案部门为中心，由相关人员组成的机关档案工作网络。县级或形成档案数量较少的机关可以综合考虑工作量等情况，配备适当数量的专(兼)职档案工作人员。
第十条 机关档案工作的基本任务是：
(一)贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作，并将规范本单位、本系统档案管理的基本制度报档案行政管理部门备案；
(二)制定并组织实施档案工作发展规划或计划；
(三)对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导；
(四)负责管理机关的全部档案并提供利用，协助做好机关政府信息公开工作；
(五)负责机关档案信息化工作并统筹机关及所属机构档案信息一体化工作，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理；
(六)接受档案行政管理部门监督、指导和检查，执行年度制度，定期向同级国家综合档案馆移交档案；
(七)负责组织档案业务交流和档案工作人员培训，开展档案宣传、活动；
(八)对档案工作中取得突出成绩的部门或个人，向机关提出表彰奖励建议；对违反档案管理要求的部门或个人，向机关提出处理建议。
第十一条 机关通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。机关档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会化服务应当符合《档案服务外包工作规范》(DA/T68)规定。
第十二条 档案工作人员应当为机关正式在编人员，且政治可靠、遵纪守法、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作能力。档案工作人员应当熟悉机关工作，具备档案管理、信息管理等相关知识背景，并定期参加业务培训。不具备前述知识背景的档案工作人员，应当经过相关专业知识和技能培训。
第十三条 档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。
第三章 基础设施
第十四条 机关应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，并根据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、服务器机房等。档案库房应当根据载体类型分别设置，不具备条件的应当根据载体类型分区设置。县级或形成档案数量较少的机关设置库房以外其他档案用房时，可以按照办公、整理、阅览等基本功能分区设置。
第十五条 档案办公用房面积按照《党政机关办公用房建设标准》执行。阅览用房面积应当满足不同类型档案阅览需求，适应涉密档案与非涉密档案分区阅览的需要。档案库房面积应当满足机关档案法定存放年限需要，使用面积按(档案存量年增长量×存放年限)×60m/万卷(或10万件)测算。档案数量少于2500卷(或25000件)的，档案库房面积按15m测算。整理用房、展览用房、档案数字化用房、服务器机房等用房面积应当满足业务开展需要。
第十六条 档案用房宜集中布置，自成一区。档案办公用房选址应当便于档案库房管理。档案库房选址应当防潮、防火、避免阳光直射，利于档案保护。档案库房不应设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂(厨房)、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。
第十七条 档案办公用房建筑设计应当符合《办公建筑设计规范》(JGJ67)规定，整理用房、阅览用房建筑设计应当符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25)规定。档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房。档案库房的装具布置、门窗设置应当符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25)规定。
第十八条 档案库房应当根据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜等档案装具，不得采用木质柜、玻璃门柜等装具。档案整理台、档案梯、移动置物架、档案盒、装订用品等配备应当满足工作需要。档案库房配备的档案装具应当与档案库房楼面均布活荷载标准值相匹配。库房采用密集架的，楼面均布活荷载标准值不应小于8kN/m或按档案装载情况相应增加。
第十九条 档案库房应当配备温湿度监测调控系统，安装漏水报警设备。档案库房不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。保存重要档案或具备条件的，应当安装恒温恒湿设备，必要时可配备通风换气、空气净化设备。
第二十条 档案库房应当配备消防系统。根据档案重要程度和载体类型的不同，可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。档案库房应当安装甲级防火门，配备火灾自动报警设备。
第二十一条 档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施，可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控设备。
第二十二条 机关应当按照档案信息化要求，建设或配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的基础设施设备。智能库房管理基础设施设备应当满足温湿度调控、漏水监测、消防报警、安全防范、视频监控等系统集成管理以及其他智能管理需要。档案数字化、电子文件及电子档案管理基础设施设备应当符合本规定第五章要求。县级或形成档案数量较少的机关按照本规定第十九条至第二十二条配备基础设施设备的，应当满足温湿度调控、消防、安防和信息化工作的基本需求。
公司档案管理制度 篇八
一、目的
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政人事部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
1）负责部门档案的管理。
4、各部门负责人
1）负责对部门档案管理监督检查。
五、工作程序
1、档案资料的收集
1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。
a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。
b)档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。
c)档案资料的日常管理：
⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。
⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。
⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。
d)档案借阅
(1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；
⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；
⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；
e)档案销毁⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。
⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。
2、档案管理细则
1）档案资料的归档范围
⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；
⑷公司领导的批示、指示等；
⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；
⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
⒀财务档案资料；
⒁各种实物档案；
⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。
3、档案资料的归档要求⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
4、档案资料的归档时间⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a)公司规定的密级文件；
b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；
c)合同、协议书等正本及过程资料；
d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
e)其他认为需要即时归档的资料。
⑵定期归档a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部；
b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部；
⑶电子声像档案的归档a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
5、档案交接⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。
6、档案移交公司的流程a)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；
b)行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；
c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；
7、档案保管⑴档案编号a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
d)档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。
e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
8、附则：本办法由公司行政人事部制定并负责解释。
六、相关记录
1、《文件（合同）管理记录目录》
2、《文件档案移交目录》
3、《档案移交清单表》
4、《档案借阅审批单》
5、《档案分类编号表》
6、《档案管理流程》文件（合同）管理记录目录记录编号：日期：
序号文件（合同）编号标题需抄送的相关部门接收原/复接收人备注部门移交目录记录编号：日期：
序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单位日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
记录编号：移交性质档案类别合计移交说明接收意见档案移交清单表日期：
□离职□调岗□归档档案所属年度保管期限数量永久长期短期移交人：
考括坟籍，博采群议。上面就是山草香给大家整理的8篇公司档案管理制度，希望可以加深您对于写作公司档案管理制度的相关认知。
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